Ивенты

Редактор: Никита Решетников

Тезисы и видео онлайн-митапа Хантфлоу о воронке подбора

Если вдруг пропустили наш ивент, то вот самое главное

Воронка подбора — незаменимый инструмент для работы любого отдела рекрутмента, который позволяет выстроить управляемый и результативный процесс найма.

О том, как работать с воронкой и зачем она нужна, рассказывали спикеры очередного онлайн-митапа Хантфлоу: Галина Дейнекина (руководитель школы по HR-аналитике Deynekina HR&BA) и Валентина Орлова (HRBP в нетмонет).

По традиции делимся с вами видео, презентациями и тезисами выступлений.

О чем расскажем

📥 Презентация выступления Галины Дейнекиной

👉 Зачем нужна воронка подбора

👉 Как сегментировать данные для воронки

👉 Как использовать воронку, чтобы повысить эффективность найма

👉 Чем прямая воронка отличается от обратной

👉 Как оценивать работу рекрутеров с помощью воронки

👉 Как воронка помогает выбрать самые эффективные каналы

👉 Типичные ошибки при работе с воронкой

📥 Презентация выступления Валентины Орловой

👉 Зачем нужна HR-аналитика

👉 Как устроена аналитика и отчетность в нетмонет

👉 Когда аналитика не работает

👉 Кейс нетмонет

Галина Дейнекина, руководитель школы HR-аналитики, преподаватель ВШЭ и МГИМО

Зачем нужна воронка подбора

Пять задач, в решении которых помогает воронка:

Выбор оптимальных по срокам и стоимости каналов закрытия вакансии.
Анализ рынка труда. Воронка отражают ситуацию на рынке, что позволяет проводить анализ по регионам и категориям должностей.
Повышение эффективности привлечения кандидатов и оптимизация бюджета на подбор.
Управление этапами подбора.
Прогнозирование стоимости и сроков найма.

Как сегментировать данные для воронки подбора

Шаг 1: распределить должности по категориям

В компании бывают разные категории должностей, например «рабочие», «специалисты», «линейные руководители», «руководители среднего звена». В отдельные категории иногда выделяют IT-специалистов, сейлзов, ключевой персонал. При классификации можно ориентироваться на распределение должностей в системе оплаты труда.

После группировки должностей вы уже исследуете воронки не по каждой вакансии, а по категориям. Это упрощает аналитику, экономит ресурсы и позволяет заметить тенденции.

Шаг 2: собрать данные

Нужно собрать информацию по выбранным категориям, проанализировав закрытые вакансии. Если исторических данных нет, то необходимо начать их собирать как можно быстрее.

Вы должны определить период анализа данных: неделя, месяц, квартал, полгода, год. Например, в активном массовом подборе часто берут недельный интервал, а при работе с редкими вакансиями можно и год.

Затем формируете таблицу по закрытым вакансиям, которая состоит из следующих столбцов:

сотрудник — кого наняли в итоге;
название вакансии;
категория должности согласно классификации;
канал закрытия позиции.

Например, таблица может выглядеть так:

Шаг 3: распределить каналы подбора по категориям должностей

Теперь вы можете посчитать, какие каналы внутри каждой категории наиболее эффективны. Все каналы, которые обеспечивают менее 10% закрытий, можно исключить из аналитики.

Каждый оставшийся канал — это отдельная воронка. Например, в категории «Специалисты» будет 3 воронки, потому что «Рекомендации» мы отбросили.

Анализ воронки подбора

Шаг №1: составить список этапов найма

Для примера возьмем воронку категории «Специалист» и канала «hh.ru». Теперь надо расписать, из каких этапов состоит процесс подбора. Например, они могут быть такими:

отбор резюме,
первичное телефонное интервью,
интервью с рекрутером,
тестирование,
интервью с руководителем,
проверка службы безопасности,
предложение о работе,
выход на работу.

Шаг №2: рассчитать конверсии

Надо рассчитать, сколько кандидатов было на каждом из этапов, и определить конверсии. Это можно сделать вручную или воспользоваться готовыми данными из рекрутинговой CRM-системы, если она у вас есть.

В итоге должна получиться примерно такая таблица:

Конверсия этапа считается по формуле:

Количество кандидатов на следующем этапе / Количество людей на текущем этапе х 100%

Например, на этап «Первичное телефонное интервью» перешло 69 человек из 120. Конверсия: 69 / 120 х 100% = 58%.

Общая конверсия — самый важный показатель, который отражает эффективность воронки. Для ее расчета нужно взять количество нанятых кандидатов и разделить на общее число резюме в самом верху воронки: 2 / 120 х 100% = 1,7%.

Шаг №3: рассчитать средний срок перехода с этапа на этап

Надо рассчитать, сколько дней в среднем занимает перемещение кандидата с одного этапа на другой. Для этого нужно фиксировать дату каждого перехода по каждому кандидату — Хантфлоу делает это автоматически.

Но сроки движения для разных вакансий могут сильно различаться. Чтобы не учитывать максимальные отклонения, лучше брать не среднеарифметическое значение, а медиану.

В итоге таблица дополняется новым столбцом «Дней до следующего этапа»:

В последней строке «Общая конверсия воронки» указывается среднее количество дней до оффера (32 дня) и средний срок от получения резюме до выхода на работу (36 дней).

Шаг №4: повысить эффективность воронки

Норма общей конверсии — 5%. Если она ниже, то на каких-то этапах есть потери — нужно найти и устранить их. Причем конверсия должна возрастать по мере движения по воронке: наиболее активный отсев ведется на ранних этапах подбора.

В нашей таблице это правило не работает. Так, работодатель сделал 4 оффера, только 2 из которых были приняты — конверсия всего 50%. Значит, надо разбираться с этапом «Предложение о работе» и оценивать привлекательность компании на рынке труда.

Если конверсия падает на этапе «Интервью с руководителем», значит, заказчика не устраивают предлагаемые кандидаты. Надо обсудить с ним эту проблему, уточнить требования и использовать их на более ранних этапах отсева.

Далее необходимо перестроить и заново проанализировать процесс подбора. Если сделать все правильно, то повысится не только общая конверсия, но и скорость движения по этапам найма.

Чем различаются прямая и обратная воронки

Прямая воронка — движение сверху вниз: от получения резюме к выходу на работу. Она нужна, чтобы оценить эффективность процесса подбора.

Обратная воронка — движение снизу вверх. Берем прямую воронку, которую оцениваем как эффективную, переворачиваем и используем ее для прогнозирования. Она позволяет понять, сколько кандидатов нужно на каждом этапе, чтобы гарантированно закрыть вакансию в заданный срок.

По этой обратной воронке видно: чтобы нанять одного сотрудника, нужно провести 11 телефонных интервью

Как оценивать работу рекрутера с помощью воронки

Вы можете оценивать эффективность рекрутеров по их воронкам:

Но сравнивать рекрутеров допустимо только в разрезе одних и тех же категорий должностей. Если один нанимает руководителей, а другой — специалистов, сопоставление будет некорректным.

Как оценивать эффективность каналов с помощью воронки

Анализ конверсий воронок по каждому каналу позволяет выстроить правильную стратегию подбора. Вы видите, какие каналы эффективны, а от чего лучше отказаться.

*Судя по этим воронкам, самый эффективный канал — реферальная программа*

Ошибки при работе с воронкой

Ориентироваться только на общую конверсию, а не отслеживать ее на каждом этапе.
Считать воронку для каждой вакансии при наличии однотипных должностей.
Не считать стоимость воронки.
Строить прогноз закрытия на неоптимальной воронке.

Валентина Орлова, HRBP в нетмонет

Зачем нужна HR-аналитика

Выстроить прозрачную картину найма.
Работать с ожиданиями заказчика.
Управлять скоростью найма.
Работать с качеством кандидатов.
Улучшать HR-бренд.

Аналитика и еженедельная отчетность в нетмонет

Каждую неделю мы готовим два вида отчетов: воронку и отказы от офферов. Отчет по воронке рекомендую составлять всем, вне зависимости от этапов и процесса найма. Он позволяет делать выводы о трудностях в подборе: без анализа воронки все проблемы будут в слепой зоне.

Эти отчеты предназначены как для HR-отдела, так и для заказчиков. С их помощью мы делаем прогнозы по закрытию вакансий и оцениваем свою работу. А заказчики изучают отчеты, чтобы быть в курсе ситуации в найме и получать ответы на свои вопросы.

На какие метрики мы ориентируемся:

Время закрытия вакансий.
Конверсии по переходу кандидатов с этапа на этап.
Продолжительность нахождения кандидатов на этапах.
Источники резюме.

Почему аналитика может не работать

Система аналитики не выстроится, если рекрутер:

не переводит вовремя кандидатов с этапа на этап;
не следит за обратной связью заказчика;
не формирует отчеты;
не заинтересован в формировании прозрачной системы найма.

Команда подбора не всегда понимает важность аналитики. Задача руководителя подбора — донести до рекрутеров ценность прозрачного и управляемого найма. Советую закладывать в рекрутерские KPI корректное ведение отчетности и работу с базой — финансовая ответственность мотивирует.

Кейс с экстренным поиском сейлзов в нетмонет

Бизнес быстро расширялся и поставил задачу команде подбора: срочно нужно 8 сейлзов. Требования к кандидатам были не самыми стандартными: опыт в диджитал, навыки продаж виртуального продукта в B2B. Мы начали собирать воронку, публиковали вакансию, искали резюме, занимались холодным поиском — все как полагается.

С какими проблемами столкнулись:

кандидаты массово отказывались от общения и пропадали — воронка не двигалась;
внешние эксперты рекомендовали увеличить вилку;
агентства просили 3 оклада вперед еще до начала работы с вакансией.

Что мы сделали:

Провели аналитику рынка: собрали статистику по зарплатным ожиданиям специалистов.
Скорректировали карту поиска с помощью заказчиков: узнали, где работают релевантные и подходящие под нашу вилку кандидаты.
Начали звонить кандидатам и пинговать тех, кто пропадает.
Установили SLA для заказчиков: ограничили время на оценку резюме и фидбэк по кандидатам.
Доработали систему пробного дня, чтобы потенциальный сотрудник сразу знакомился с будущими коллегами, погружался в детали и атмосферу компании.
Разработали систему грейдов.

Результат. За 2 месяца — 7 офферов, 1 отказ из-за контроффера, наняли 6 сейлзов. Для оставшихся 2 позиций переформулировали профиль и скорректировали систему мотивации. В итоге сформировали продуктивную компанию сейлзов с разным опытом и компетенциями.

Что дает нам Хантфлоу

Хантфлоу — это база для аналитики, с помощью которой мы:

оперативно выявляем проблемы подбора;
даем обратную связь заказчикам, вместе с ними обсуждаем проблемы и придумываем решения;
улучшаем опыт кандидатов за счет фидбэка и автоматизации;
нанимаем быстрее и качественнее.

Контролируйте воронку подбора прямо в Хантфлоу