Статьи

Редактор: Анна Ефимова

Как составить матрицу компетенций для подбора и оценки персонала

Разобрались, что входит в матрицу и кто ее составляет

Матрица компетенций упрощает работу эйчаров и рекрутеров. Она помогает определить и закрепить навыки, которые нужны специалисту на должности, а также сэкономить время на оценке сотрудников и кандидатов.

О том, как составить матрицу компетенций, поговорили с Lead Talent Manager в Playrix Димой Зинченко. Дима рассказал, что входит в содержание документа, кто его может разработать, а также поделился своим вариантом матрицы компетенций рекрутера.

Дима Зинченко, Lead Talent Manager в Playrix, соавтор телеграм-канала Talent Insiders

Что такое матрица компетенций

Матрица компетенций — это документ, который включает перечень навыков, необходимых сотрудникам для успешного выполнения работы на должности, а также методику их оценки.

Некоторые разделы матрицы компетенций напоминают профиль должности. Оба инструмента описывают знания и умения специалиста на определенной роли. Однако матрица — более объемный документ, который помогает не только на этапе подбора.

Что такое профиль должности и как его составить

Содержанием матрицы является скиллсет — это навыки специалиста и уровень их проявленности в зависимости от грейда. Еще в матрицу может входить описание желательного опыта и образования сотрудника, а также критерии соответствия культуре компании.

Различия между этими инструментами условны. Вы можете составить профиль должности, включив в него систему оценки, и тогда получится матрица компетенций. Поэтому я рекомендую не зацикливаться на терминах и отталкиваться от ваших целей и задач.

Что такое скиллсет и зачем он нужен

Зачем нужна

Почти в любом HR-процессе пригодится матрица компетенций персонала.

Подготовка к подбору

Подробная и актуальная матрица компетенций поможет рекрутеру:

Подготовиться ко встрече для снятия заявки на подбор. У рекрутера уже будет вся необходимая информация о требованиях к кандидату, останется уточнить у заказчика детали об обязанностях и команде.
Составить стратегию поиска. По матрице компетенций рекрутер может сделать вывод, насколько редкого специалиста ему нужно найти и в какие сроки это можно сделать. Также матрица является базой для разработки стратегии поиска.
Синхронизироваться с нанимающим менеджером о сроках закрытия позиции. Если рекрутер знает рынок, он сможет примерно предположить, какое время займет поиск сотрудника с навыками из матрицы и на какую зарплату рассчитывают такие специалисты.

Оценка кандидатов

Матрица помогает понять, какие навыки нужно проверить, чтобы удостовериться в релевантности специалиста. На основе документа рекрутер может сформировать списки вопросов для интервью и продумать другие испытания для кандидатов.

Оценка сотрудников

Знания и навыки, описанные в матрице, — ориентир для оценки команды. Инструмент можно использовать для принятия решения о прохождении испытательного срока или для обоснования повышения зарплаты сотруднику.

Определение понятных и прозрачных карьерных треков

Чтобы сотрудник понимал, как он может расти в компании, он должен иметь четкий план действий. В матрице компетенций обычно прописывают знания и навыки, которыми должен обладать специалист на определенной должности с разбивкой по грейдам. Это помогает сотруднику понять, что ему нужно освоить, чтобы претендовать на следующий уровень.

*Так может выглядеть план развития навыка, составленный на основе матрицы компетенций*

Также матрица помогает менеджерам развивать специалистов своих команд. С ее помощью проще понять, на каком грейде сейчас находится сотрудник и что ему нужно делать, чтобы продвинуться дальше. Эта информация упрощает составление индивидуального плана развития.

Шаблон ИПР

Виды профессиональных компетенций

Для формирования списка компетенций чаще всего используют стандартные хард- и софт-скиллы. Однако ограничиваться только описанием мягких и жестких навыков не нужно. В матрице также имеет смысл прописать желательный опыт специалиста, образование, наличие pet-проекта и другие нюансы, которые помогут точнее определить портрет подходящего сотрудника.

Список ключевых компетенций можно расширить дополнительными навыками. Обычно это более узкие умения. Например, для рекрутера это может быть устойчивость к фрустрации или умение скрапить данные. Обычно список дополнительных компетенций выносят в отдельный блок матрицы, так как к ним обращаются при наличии времени для оценки или когда необходимо выбрать одного из двух кандидатов, но по ключевым компетенциям они равны.

Методы разработки

Заимствование готовой матрицы

Многие ведущие компании выкладывают в интернет собственные матрицы компетенций, например:

Готовый документ — это возможность вдохновиться best practice и даже перенять полезные составляющие матрицы. Но при разработке своего документа стартапам и зрелому бизнесу нужно ориентироваться только на свои цели и относиться с осторожностью к любым референсам.

Я создал матрицу компетенций рекрутера. Можете использовать ее как шаблон, адаптировав под свою компанию, или ориентироваться на нее в карьерном развитии.

Готовые решения под бизнес

Чтобы создать матрицу компетенций, можно обратиться к подрядчику. Консалтинговые компании работают со многими сферами, поэтому имеют широкую экспертизу, которая полезна для создания матрицы.

Обычно созданием матрицы занимаются консалтинговые компании, работающие в сфере HR, например гиганты вроде McKinsey и Deloitte, но их работа по карману только крупному бизнесу.

Выбирая подрядчика, рекомендую обращать внимание на 3 фактора:

Имеет ли компания опыт работы с заказчиками вашей специфики. Например, компания Playrix разрабатывает мобильные игры. Подбирая подрядчика, я бы узнал о его опыте в этой или смежных нишах.
Работал ли подрядчик с компаниями со схожей корпоративной культурой. Консультанты с фокусом на корпорации могут не подобрать нужный подход к работе с криптостартапом.
Как компания выстраивает взаимодействие с клиентами. Если подрядчику достаточно одной встречи, чтобы составить матрицу компетенций, и он не проводит глубинные интервью с сотрудниками и бизнесом, это повод насторожиться. Скорее всего, вы получите документ, не учитывающий специфику вашей компании.

Самостоятельная разработка

С составлением матрицы компетенций может справиться проектная команда сотрудников компании. В нее должны войти люди, чаще всего взаимодействующие со специалистами на должности, для которой формируется матрица компетенций.

*Нанимающим менеджером и специалистом, который проводит технические интервью, может быть один человек*

Желательно выбрать лидера проектной команды, который опишет цели документа, составит план работ, назначит ответственных и будет контролировать сроки. Такой подход может звучать бюрократично, но он поможет учесть все нюансы при создании документа и приведет к результату. Обычно лидером проектной команды становится рекрутер или эйчар.

Чтобы матрица получилась более объективной, покажите драфт документа стороннему консультанту. Им может быть эксперт индустрии или рекрутер, который специализируется на аналогичных вакансиях. Эксперт сможет непредвзято оценить матрицу и привнести что-то новое в документ.

Как создать матрицу компетенций

Сбор и анализ информации

Чтобы матрица компетенций работала, ее необходимо составлять, основываясь на целях компании, департаментов или команд. Для этого следует провести интервью с генеральным директором, топ-менеджером, руководителями подразделений и команд. Важно, чтобы их видение было одинаковым, иначе матрица получится бесполезной.

Например, генеральный директор хочет увеличить прибыль в 3 раза за 2 года, а руководитель департамента продаж считает, что компании важно сохранить текущие показатели. Для достижения каждой из этих целей компании нужны менеджеры по продажам с разным набором компетенций.

Если вы заметили конфликт целей, помогите участникам прийти к единому мнению и только потом начинайте составлять матрицу.

Определение ключевых компетенций

Чтобы сформулировать список компетенций, рекрутеру важно понять:

для какой должности создается матрица;
какие цели стоят перед сотрудником на этой должности;
какие задачи специалист выполняет или будет выполнять, если его еще нет в штате;
какие навыки и качества нужны специалисту, чтобы справляться с задачами.

Цель, задачи и навыки специалиста должны быть основаны на цели компании.

Чтобы получить информацию о должности, поговорите с нанимающим менеджером и лидом команды. Если такие специалисты уже есть в компании и пока их не нужно нанимать, обсудите портрет сотрудника с руководителем направления, в котором предусмотрена должность.

На основе этих данных и понимания рынка рекрутер составляет примерный список компетенций. Его необходимо обсудить на встрече с проектной командой. Это поможет убрать лишнее и добавить недостающее. Но будьте готовы, что каждая сторона может тянуть одеяло на себя. Например, нанимающий менеджер захочет добавить огромное количество компетенций и превратить кандидата в «единорога». Чтобы разрешить спор, опирайтесь на цели компании и вызовы, которые должен преодолеть специалист на должности. Оценивайте все компетенции с этой точки зрения и оставляйте только те умения и навыки, которые будут требоваться сотруднику ежедневно.

Чтобы убедить бизнес сократить список компетенций, покажите, какова емкость рынка таких кандидатов или насколько большое количество этапов интервью потребуется для оценки компетенций. Вряд ли нанимающий менеджер согласится на 2 финальных интервью по 2 часа, а технический интервьюер — на 6 часов сессии лайвкодинга.

Описание компетенций и индикаторов

Компетенции должны быть сформулированы так, чтобы любой пользователь матрицы их легко понял. Обычно это короткие и емкие описания, например:

навыки тайм-менеджмента;
знание булевой логики;
умение оценивать резюме.

Однако такие формулировки не помогут объективно оценить, на каком уровне находится специалист. Поэтому стоит продумать индикаторы компетенций — то, как компетенция проявляется в работе.

Так могут выглядеть компетенции и их индикаторы для рекрутеров разных грейдов:

Индикаторы должны представлять собой конкретные способности специалиста, а не ограничиваться оценками «‎Высокий», «‎Средний», «‎Низкий».‎ ‎Иначе определение уровня специалиста будет необъективным.

Определение шкалы оценки

В моей матрице каждый навык оценивается по 10-бальной шкале. 1 балл соответствует уровню джуна, 10 баллов — уровню хэда. Оценить, насколько развит навык, помогают индикаторы.

На собеседовании каждому ответу кандидата присваивается определенный балл, а сумма этих баллов — ориентировочный грейд специалиста.

Например, рекрутер, который может планировать и организовывать свою работу, определять приоритеты и следовать расписанию задач, получает 3 балла за компетенцию «‎Тайм-менеджмент». ‎

Делать так много грейдов не обязательно, можно ограничиться базовыми — джуниор, мидл и сениор. Главное, каждому индикатору присвоить балл, чтобы создать систему оценивания

Определение эталонных показателей

Приступая к поиску, рекрутеры часто держат в голове идеальный портрет кандидата, составленный на основе матрицы. Но важно помнить, что матрица — это карта и ориентир для изучения рынка. Не зацикливайтесь на определенных параметрах сотрудника. Иногда развитые софт-скиллы и высокий потенциал могут перекрыть недостаток баллов по жестким навыкам.‎

Также будьте аккуратны в совокупной оценке. Не всегда кандидат, набравший максимум по большинству компетенций или минимум по нескольким, будет соответствовать определенному грейду. Чтобы верно определить уровень специалиста, опирайтесь не только на сумму баллов, но и на конкретные показатели по каждой компетенции и собственное впечатление.

Сборка, тестирование и доработка варианта

Можно купить специальную программу для создания матрицы, где она будет выглядеть аккуратно и красиво. Однако во время работы может оказаться, что сервис негибкий: в нем неудобно вносить изменения или некуда писать комментарии.

Поэтому черновик матрицы рекомендую составлять в гугл-таблицах — это бесплатный и гибкий инструмент. Финальную версию можно перенести в вашу базу знаний.

После завершения работ протестируйте матрицу на реальных задачах. Исходя из вашей цели, сравните результаты до и после. Оцените, повысилось ли качество финальных кандидатов или проходят ли успешнее испытательный срок нанятые специалисты.

Чтобы тестирование было валидным, оно может длиться от нескольких месяцев до года.

Матрица должна быть простым и понятным инструментом. Поэтому завершите тестирование опросом всех пользователей о том, насколько удобно им было применять матрицу и понимают ли они ценность инструмента.

Матрицу необходимо доработать в трех случаях:

Инструмент не выполняет задачу. Например, даже при наличии матрицы срок поиска сотрудников на должность не уменьшился.
Инструмент неприменим. Такое может произойти, если в нем закреплены нереалистичные компетенции специалиста или не продумана система оценки навыков.
Инструментом неудобно пользоваться. Например, на заполнение отчета после интервью требуется слишком много времени.

Как пользоваться матрицей

Матрица — всего лишь набор компетенций. Очень важно выбрать валидные методы оценки для каждой цели использования документа: ревью внутренних специалистов или кандидатов.

Примеры методов для внутренней оценки сотрудников по матрице компетенций:

анализ регулярных задач, которые выполняет сотрудник, и оценка баллами уровня их решения;
оценка методом 360 градусов для большей объективности, чтобы учесть мнение коллег и руководителя;
с помощью ассессмента можно провести глубокую и комплексную оценку, чтобы определить соответствие специалиста роли. Также ассессмент можно использовать как этап внутреннего конкурса на ключевую позицию.

По сумме баллов можно определить потенциальный грейд сотрудника.

Для оценки кандидатов можно использовать:

структурированное интервью — задавать одинаковые вопросы всем специалистам и сравнивать ответы;
имитацию реальных задач — собрать кейс-интервью на основе реальных задач, которые уже успешно решались в компании. Затем сравнить, насколько ответы кандидата соответствуют ожиданиям от специалиста на должности.

Допустим, нужно оценить кандидата-рекрутера. Подумайте, как проверить каждую компетенцию, закрепленную в матрице. Например, умение генерировать поисковые гипотезы можно проверить с помощью тестового задания, а способность составлять карту поиска — на техническом интервью.

Проведите все этапы подбора, задавая одинаковые вопросы специалистам, сопоставьте ответы с индикаторами в матрице и присвойте соответствующие баллы.‎

Пример способов проверки навыков рекрутера с разбивкой по этапам. Столбец «‎Грейды» формируется на основе баллов, где 1 — владение на уровне джуна, а 10 — хэда. Так как на этапе тестового задания оценивается 6 компетенций, минимальное количество баллов которое можно набрать, — 6, что соответствует уровню джуна

Баллы каждого этапа можно визуализировать с помощью лепестковой диаграммы.

Чтобы сравнить результаты нескольких специалистов, сопоставьте их суммы баллов на каждом этапе или наложите лепестковые диаграммы друг на друга, чтобы увидеть различия в навыках.

Когда стоит пересматривать матрицу компетенций

Один из главных недостатков матрицы компетенций — негибкость. Обычно документ получается объемным и на его пересмотр уходит много времени. Поэтому стоит назначить ответственного сотрудника, который будет отвечать за актуальность матрицы. Например, в Тинькофф эту функцию выполняют лидеры профессии. Также эту роль может взять на себя руководитель проектной команды.

4 красных флага, которые укажут, что документ пора актуализировать:

Технические интервьюеры замечают, что матрица не соответствует рынку. Например, мало кандидатов соответствуют уровню сениора‎.
Рекрутеры не могут найти специалистов нужного уровня. Либо ожидания таких кандидатов выше ваших зарплатных вилок и средних по рынку.
Грейды, описанные в матрице, не совпадают с реалиями рынка. Например, вы ищете специалиста уровня мидл, но на рынке это сениоры.
Кандидаты не проходят испытательный срок и не справляются с реальными задачами. Или справляются очень легко и быстро, поэтому теряют мотивацию.

Чтобы отслеживать красные флаги, попросите каждого, кто работает с матрицей, давать фидбэк после использования документа. Так вы быстрее поймете, что инструмент не выполняет свою задачу.

Второй способ постоянно поддерживать матрицу в актуальном состоянии — раз в 3–6 месяцев организовывать встречу проектной команды, которая определит методы оценки документа, проведет глубокую аналитику его использования, а также сопоставит матрицу с реалиями рынка.

Какие ошибки можно совершить, составляя матрицу компетенций

Начинать составление матрицы с поиска примеров

Референсы загоняют в рамки и могут натолкнуть на решения, которые не подходят вашей компании. Шаблонами стоит пользоваться, только когда вы уперлись в порог некомпетентности — столкнулись со сложностью, которую не можете решить.

Составлять матрицу в одиночку

Документ не должен делать только рекрутер или нанимающий менеджер. Это совместная работа — только так получится создать актуальную и объективную матрицу.

Не продумывать систему оценки

Компетенции, индикаторы и грейды должности — это всего лишь информация. Самое важное — понять, как каждый участник HR-процессов может ее использовать. Поэтому ключевая задача — продумать систему оценки специалистов и варианты применения матрицы.

Пренебрегать подготовкой инструкции по работе с матрицей

Документ может получиться объемным, поэтому не будет лишним составить инструкцию по применению.

Выводы

Матрица компетенций — это список навыков, которые необходимы сотруднику на определенной должности, и система их оценки.
Матрица компетенций помогает:
- подготовиться к найму и организовать его;
- продумать этапы подбора и критерии оценки кандидатов;
- оценивать и развивать сотрудников;
- мотивировать специалистов расти.
Не стоит скачивать готовую матрицу из интернета. К референсам лучше обращаться тогда, когда вы попытались создать собственный документ и столкнулись со сложностями.
Создание матрицы компетенций состоит из 5 этапов:
- собрать и проанализировать информацию о целях компании;
- определить ключевые компетенции, которые необходимы сотруднику на должности;
- описать компетенции и их индикаторы — то, как компетенции проявляются в работе специалиста;
- сформировать систему оценки компетенций;
- составить черновик документа, протестировать и при необходимости скорректировать его.
Чтобы правильно определить уровень специалистов с помощью матрицы, нужно продумать валидную систему оценки. Затем следует оценить в баллах уровень владения компетенцией, сравнить всех кандидатов по сумме баллов или сопоставить лепестковые диаграммы, созданные на основе оценок.
Если рынок изменился и рекрутеры не могут найти кандидатов, описанных в матрице, документ стоит пересмотреть.