Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
Запуск чего-то нового или совершенствование старого — это проект. Чтобы работа была упорядоченной и эффективной, разработчики программ придумали методики управления проектами. Применять их можно в любой сфере, в том числе и в HR.
Вместе с менеджером проектов по развитию персонала Nemo.Travel Василием Харламовым разобрались, как применять популярные методологии для управления HR-проектами. Также обсудили, какие инструменты разработчиков можно использовать для работы.
Главная цель HR-проекта — оптимизация процессов, связанных с управлением персоналом и корпоративной культурой.
HR-проект обычно ограничен во времени и имеет предполагаемый результат. Итогом проекта становится выстроенный процесс, который переходит в руки ответственного специалиста. Например, проектом может быть улучшение онбординга. После завершения у компании появляется модернизированный процесс, который контролирует эйчар.
Реализацией HR-проектов могут заниматься сотрудники HR-департамента и других подразделений, компетенции которых подходят для работы над задачей. HR-проджект-менеджер необходим, если у компании нет ресурсов реализовывать новые проекты или нужен специалист, который знает, что и как нужно исправить, чтобы процесс стал эффективнее.
Так как команда — живой организм, у HR-проектов есть несколько особенностей:
Scrum — это гибкая методика управления проектами семейства Agile. Она предполагает, что работа строится спринтами — периодами от 1 до 4 недель. У каждого спринта есть цель, на основании которой формируется объем задач.
Чтобы команда не отклонялась от намеченного пути, в оригинальном описании методики практикуются ежедневные 15-минутные созвоны и перераспределение приоритетов. В условиях одновременной работы над несколькими проектами удобнее проводить ретроспективные созвоны по окончании цикла — спринта. На них важно обсудить, все ли было сделано, как задумано, и верно ли были расставлены приоритеты. На основании анализа формируется пул задач на следующий спринт.
Например, с помощью методики Scrum можно реализовать проект по запуску HR-бота:
Scrum используют в проектах с высокой степенью неопределенности. Однако если выполнить задачи спринта не получится без участия других специалистов, все может сломаться. Допустим, в компании планируют пересмотреть систему грейдов. В проекте участвуют эйчары, бухгалтеры и руководители подразделений. Так как задействовано много специалистов, организовать их работу в рамках спринта будет непросто и есть вероятность, что задачи не будут выполняться в срок.
Kanban — еще одна методика управления проектами семейства Agile. Чаще всего она ассоциируется с kanban-досками, например в Trello. Однако суть подхода шире. Kanban строится на шести принципах:
Kanban подойдет для работы над краткосрочным проектом, если в нем участвуют 5–10 человек. Например, методику можно использовать для создания зоны отдыха в офисе. Это несложная задача с небольшим количеством задействованных специалистов, сроки которой можно четко определить. Для реализации проекта необходимо:
Если Agile — это гибкая методология, то Waterfall — каскадная, где этапы работы над проектом взаимосвязаны и идут строго друг за другом. Обычно реализация любого проекта по Waterfall включает 5 этапов:
Например, с помощью Waterfall можно реализовать проект по обучению дизайнеров. Для этого нужно:
Недостаток Waterfall в обязательной четкой последовательности действий. Если на каком-то этапе встречается проблема, ее важно решить и только потом двигаться дальше. Из-за этого реализация может затягиваться.
Кроме того, планируя по Waterfall, сложно корректировать проект. Например, компания решила провести One Day Offer с тремя этапами собеседований в один день. Проект спланировали по Waterfall и приступили к реализации. В процессе поняли, что для специалистов недостаточно трех собеседований и важно дать тестовое задание. Такое дополнение сложно включить в негибкую методику.
PRINCE2 предполагает:
Методология считается бюрократизированной, поэтому лучше подойдет для масштабных инициатив, где необходимо согласование с большим количеством руководителей. Например, для пересмотра системы мотивации всей команды. В таком случае нужно:
Если в компании менее 300 человек, применение PRINCE2 избыточно.
Методика «Шесть сигм» помогает улучшать процессы, избегать сбоев и сокращать ошибки. Этапы реализации проекта по «Шесть сигм»:
Для оценки процессов часто используют метрики эффективности. Чтобы данные были достовернее, важно собирать статистику с большой выборки специалистов. Поэтому метод лучше подходит для команд численностью около 1000 сотрудников.
Метод похож на создание майнд-карт — roadmapping. Техника помогает определить последовательность действий, которые необходимы для реализации проекта, — критический путь.
В масштабном и долгом проекте критический путь будет очень длинным, поэтому планирование может быть не наглядным и путаным.
Методика предполагает быстрый запуск проекта и отладку на основе отзывов пользователей или заказчиков. Например, если компания решила запустить корпоративный портал, по методу Lean не нужно долго тестировать его. Надо запустить минимальную версию, получить комментарии сотрудников о ней и доработать.
Lean не подойдет командам, которые постоянно сталкиваются со срочными задачами и вынуждены менять приоритеты. В таком случае времени на доработку процесса будет не хватать.
Я в работе использую Scrum, Kanban и метод критического пути. Считаю, что не нужно зацикливаться на одном методе, лучше миксовать. Подходящий инструмент важно выбирать в зависимости от масштаба компании и проекта, доступных инструментов для реализации, ожидаемого результата и пути развития проекта.
Оценивать целесообразность HR-проектов важно еще до начала реализации. Если оценка будет проведена неверно, усилия и время исполнителей могут быть потрачены впустую. Для анализа можно привлекать руководителя HR-направления, эйчаров и заказчиков, которые заинтересованы в запуске. Они помогут понять необходимость работы над проектом или приоритизировать решение проблем, если задача в этом.
Оценивать целесообразность доработки уже существующих процессов можно с помощью показателей. Например, измерьте удовлетворенность онбордингом в компании. Если эйчаров, нанимающих менеджеров и топ-менеджмент все устраивает, усовершенствование процесса точно не должно становиться главной целью. Также можно фиксировать затраченное время на выполнение задачи. Например, если рекрутеры тратят много времени на переписки с кандидатами, это сигнал, что процесс стоит оптимизировать.
Расскажу, чем я чаще всего пользуюсь, чтобы упорядочить работу над проектом:
Два раза в месяц мы будем присылать вам свежие статьи, полезные кейсы, подкасты, анонсы событий и интервью со звездами HR.
Нас читают более 35 000 ваших коллег — присоединяйтесь к хорошей компании.
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности