Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
Как эффективно вести HR-дашборды в таблицах
Ежедневно HR-специалисты работают с самыми разными данными — личной информацией о сотрудниках, их заработной плате, премиях и льготах. Часто для более удобного хранения и обработки данных рекрутеры используют дашборды в Google Таблицах и Excel.
В статье рассказываем о лучших функциях этих программ, которые упростят ведение дашбордов в таблицах.
Фильтр позволяет отображать только определенные данные в таблице. Эта функция полезна, если нужно рассчитать бюджет на соцпакет и отфильтровать статьи расходов по определенным категориям.
Как настроить фильтр в Google Таблицах:
В Excel порядок действий тот же самый.
После применения фильтра будут отображаться только те строки, которые соответствуют выбранным критериям. Все остальные будут скрыты.
Иногда в дашборд можно по ошибке добавить одни и те же данные дважды. Проверить, нет ли в таблице повторений, поможет функция поиска и удаления дублирующихся данных.
Аналогичный порядок действий можно выполнить и в Excel.
Эта функция ограничивает возможность других пользователей редактировать определенные ячейки или диапазон ячеек в таблице. Актуально, если у вас есть база сотрудников, доступ к которой имеют коллеги.
Как настроить функцию защиты данных от редактирования в Google Таблицах:
Как настроить функцию защиты данных от редактирования в Excel:
Если у вас есть конфиденциальные данные о бюджетах или зарплатах, которые не должны видеть другие пользователи, вы можете их скрыть.
В Google Таблицах выделите нужный столбец, нажмите по нему правой кнопкой мыши и выберите «Скрыть данные».
В Excel настройка функции аналогична.
После скрытия данных их можно снова легко отобразить — для этого нужно сделать обратную операцию.
В таблицы Google и Excel можно загружать изображения. Например, если эйчар согласовывает с коллегами мерч и бюджет на его производство, в ячейку можно добавить макет.
В Google Таблицах это работает так:
Такая же функция доступна и в Excel:
При необходимости отрегулируйте размер картинки.
Вы можете получать уведомления обо всех изменениях базы данных, которые вносят в Google Таблицы другие пользователи.
Как настроить уведомления:
Используйте таблицы для составления списков и сложных расчетов, а базу кандидатов и аналитику подбора ведите в Хантфлоу.
Перенесите данные из Google Таблиц и Excel в Хантфлоу, чтобы превратить их в эффективный инструмент найма.
Создавать и встраивать анкеты и опросы, а также выгружать их результаты можно прямо в Google Таблицы. Это полезно, если вы проводите исследования eNPS или опросы сотрудников в гугл-формах.
После этого вы попадете на страницу создания формы или увидите список доступных форм из вашего Google-аккаунта.
Все данные, которые попадут в эту форму, будут автоматически добавляться в таблицу.
В Google Таблицы можно добавить ссылки из Календаря. Например, на one-to-one-созвоны или встречи для оценки новичков во время онбординга.
Функции в Google Таблицах и Excel — это инструкции, которые позволяют выполнять вычисления на основе данных в ячейках таблицы.
Ниже самые нужные функции для рекрутеров — они одинаковы и в Google Таблицах, и в Excel.
Функция | Для чего нужна | Как использовать |
СУММ(значение_1; значение_2) | Находит сумму ряда чисел или содержимого ряда ячеек. | Google Excel |
ЕСЛИ(источник; значение_при_соблюдении_условия; значение_при_несоблюдении_условия) | Возвращает различные значения в зависимости от того, соблюдается ли условие. | Google Excel |
НАЙТИ(запрос; текст; начиная_с), НАЙТИБ(запрос, текст, [начало]) | Находит определенную строку в тексте. | Google Excel |
ЧИСТРАБДНИ(начальная_дата; конечная_дата;[праздники]) | Вычисляет количество полных рабочих дней между двумя указанными датами, исключив заданные выходные и праздничные дни. | Google Excel |
РАЗНДАТ(начальная_дата, конечная_дата, период) | Вычисляет количество дней, месяцев или лет между двумя датами. | Google Excel |
РУБЛЬ(число; десятичные_разряды) | Форматирует число как сумму в рублях. | Google Excel |
ГИПЕРССЫЛКА(ссылка, [текст_ссылки]) | Создает гиперссылку в ячейке. | Google Excel |
Чтобы использовать функции в Google Таблицах и Excel, вам нужно выбрать ячейку, в которой вы хотите увидеть результат формулы, поставить знак = и ввести формулу в формате, указанном в примерах выше. Вот как это можно сделать в Google Таблицах:
Полный список формул для Google Таблиц можно посмотреть здесь. А функции Excel — здесь (по алфавиту) и здесь (по категориям).
В Google Таблицах есть много полезных расширений, которые могут значительно улучшить функциональность и возможности HR-дашбордов. Чтобы посмотреть полный список дополнений, нужно:
Ниже небольшая подборка полезных расширений Google Таблиц для эйчаров и рекрутеров:
Два раза в месяц мы будем присылать вам свежие статьи, полезные кейсы, подкасты, анонсы событий и интервью со звездами HR.
Нас читают более 35 000 ваших коллег — присоединяйтесь к хорошей компании.
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности